-
Integracja? Z przyjemnością!
March 25, 2009 12:00 AM natasza-natasza
O ile cel firmowych wyjazdów szkoleniowych jest dla pracownika zupełnie jasny, by nie rzecz: oczywisty, o tyle w kwestii wyjazdów integracyjnych sprawa nie jest już taka prosta. No bo w zasadzie – spędzamy ze sobą czas w pracy, w okresach szczególnie obfitych zamówień bywa, że już nie możemy na siebie patrzeć, więc perspektywa wjazdu całej firmy poza siedzibę i robienia jakiś dziwnych rzeczy niespecjalnie jest pociągająca. Atrakcyjności nie dodaje fakt bycia cały czas pod obserwacją szefa i managerów; generalnie cała idea kojarzy się głównie z marnowanie wolnego czasu i zawracaniem pracownikowi głowy. I natychmiast rodzi w jego głowie pytanie: a po co?
I od tego momentu wiadomo, że ten wyjazd raczej nie odniesie pożądanego skutku.
Jak więc zaplanować takie wydarzenie, alby wykorzystać w pełni możliwości, jakie ono daje?
Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki jest dokładny cel wydarzenia. Integracja to dość ogólne określenie. Kogo ma ona dotyczyć? Działu? Nowego zespołu? Zespołu z nowym menadżerem czy może jeszcze innej konfiguracji? A może chodzi o polepszenie przepływu informacji w firmie – wszak tego typu wydarzenia powinny być częścią zaplanowanego systemu komunikacji.
Zacznijmy więc od początku – co zrobić, żeby maksymalnie wykorzystać czas i środki przeznaczone na tego typu wydarzenie?
Nie da się ukryć, że wielokrotnie wymaga to z jednej strony sporego obiektywizmu, a z drugiej – doświadczenia, więc chcąc zainwestować w spotkanie przygotowane fachowo i rzetelnie warto zlecić jego organizację wyspecjalizowanej firmie i być z nią w kontakcie w trakcie przygotowywania wyjazdu.
Przede wszystkim pojawia się kwestia, która powinna być – a w polskiej rzeczywistości bardzo często nie jest – absolutnie elementarna: powinniśmy określić dokładny cel, który zamierzamy osiągnąć za pomocą organizowanego wyjazdu. Tutaj kluczową rolę odgrywa komunikacja z działem HR – ostatecznie budowanie spójnej strategii przepływu informacji w firmie jest zazwyczaj jego rolą i wyjazd taki należało by uczynić jej częścią. Dział ów powinien określić sytuację, w jakiej znajduje się grupa uczestników planowanego wyjazdu i kierunek pożądanej zmiany. Należy mieć wówczas na uwadze, że przez takie działania buduje się wewnętrzny i zewnętrzny wizerunek firmy, więc trzeba zadbać o jego spójność z resztą działań na tym polu.
Jeśli cel wyjazdu zostanie precyzyjnie określony, pod jego kątem powinniśmy zaplanować wszystkie składowe spotkania.
Przede wszystkim – jaka grupa ma w nim uczestniczyć? Należy mieć na uwadze, że w przy zbyt dużej ilości uczestników będzie bardzo trudno osiągnąć cel, gdyż w naturalny sposób powstaną zespoły, które będą się komunikować jedynie wewnętrznie, nie wchodząc ze sobą w interakcje. Z drugiej strony, grupa zbyt mała nie wykorzysta możliwości, jakie daje im wyjazd, ponieważ przepływ informacji wśród jej członków już w warunkach zwyczajnego trybu pracy firmy jest zazwyczaj zadowalający i przede wszystkim ustabilizowany.
Optymalną ilość uczestników określa się jako kilkadziesiąt osób. Istotna jest również struktura reprezentowanych przez nich stanowisk. O ile nieformalna atmosfera sprzyja łamaniu barier pomiędzy kolejnymi szczeblami firmowej hierarchii, o tyle proces ten w zbyt dużej skali trudno wpasować w ogólna atmosferę firmy i długofalowo wykorzystać dla jej korzyści. Przyjmuje się, że sprawdzają się w praktyce schematy, według których korzyści z wyjazdu odnoszą pracownicy podobnego szczebla, którzy jednak nie mają ze sobą na co dzień kontaktu. Odnosi się to zwłaszcza do osób pracujących w terenie bez codziennego kontaktu z centralą i pomiędzy sobą czy pracowników różnych działów pracujących niejako obok siebie, jak na przykład działy kontroli jakości i marketingu. Wymiana doświadczeń jest wówczas bardzo cenna, natomiast kontakty nawiązuje się bez balastu, jaki stanowi miejsce w służbowe hierarchii.
Kolejny ważny czynnik o wybór odpowiedniego terminu wyjazdu. Ktoś, kto został zaproszony na nawet najbardziej atrakcyjny wyjazd na dwa dni przed Wigilią, albo musiał przekładać uroczystość rodzinną zaplanowaną na weekend raczej nie będzie w nim uczestniczył z entuzjazmem i zaangażowaniem... uszanujmy czas wolny pracownika, ostatecznie czas wyjazdu to tez praca na rzecz firmy – nie ma powodu, żeby nie miał się odbywać w czasie na nią przeznaczonym, czyli w dni robocze.
Dobór miejsca i klimatu wyjazdu bywa uważany za kwestię o mniejszej wadze. Zupełnie niesłusznie – jest on jasnym i silnie odbieranym komunikatem o kondycji firmy i traktowaniu przez niż największego kapitału, jakim są pracownicy. Warto zadbać, aby mieli wrażenie, iż dołożono starań o ich jak najlepsze samopoczucie. Dlatego lepiej nie planujmy marcowych spotkań w ośrodkach z malowniczą panoramą spływających błotem po dopiero zakończonym sezonie stoków narciarskich jak również niekoniecznie dobrym pomysłem jest decydowanie się na miły, nadmorski ośrodek w połowie października. Niemożność wykorzystania potencjału miejsca rodzi frustrację, której możemy uniknąć w naprawdę prosty sposób. Dobrym rozwiązaniem jest zapytanie pracowników o ich preferencje – oprócz oczywistej korzyści w postaci możliwości dopasowania się do ich oczekiwać zyskujemy coś bardzo cennego, a mianowicie fakt, iż pracownik zaangażowany w wybór miejsca wyjazdu będzie również poczuwał się do odpowiedzialności i zaangażowania za jego całokształt, co pozwoli uniknąć bierności uczestników.
Kolejną kwestią jest takie zaaranżowanie programu wyjazdu, by jego cel był jasny dla uczestników i jak najłatwiejszy do osiągnięcia przez organizatorów. Jego również zaplanujmy w taki sposób, aby był spójny z całą koncepcja spotkania. Dobrze jest wprowadzić pewna część formalną typu podsumowanie wyników kwartału, czy przedstawienie specyfiki pozycji produktu na rynku w różnych częściach kraju. Prowokuje ona często wymianę doświadczeń na płaszczyźnie zawodowej. Istotne jest również to, w jaką aktywność zaangażujemy pracowników przez resztę czasu. Należy zaplanować taki program, by zminimalizować ewentualność pojawienia się poczucia dyskomfortu przy narzuceniu odpowiedniego rodzaju zajęć. Im bardziej odległe będą one od przeciętnej aktywności pracowników, tym większa jest potrzeba alternatywy. Stosunkowo nieduża jest grupa ludzi, która na wyjazdach integracyjnych chce coś robić po raz pierwszy – czy to jeździć quadem czy tańczyć salsę. W dobrym tonie jest zapewnienie im innej możliwości spędzenia wolnego czasu – choćby w niewymagający specjalnego zaangażowania organizatorów sposób – wykupienie wstępu do hotelowej sauny i basenu czy bilardu. Dla nich ten czas również nie będzie stracony – wspólne preferencje łączą, a osoby te odniosą wrażenie, iż firma troszczy się o ich dobre samopoczucie.
Na zakończenie chciałby się wręcz zapytać – a jak sprawdzić, czy wyjazd odniósł pożądany skutek? Słabą stroną tego typu spotkań jest trudność w wyizolowaniu uzyskanych dzięki nim efektów spośród wielu zmian w dynamice firmy. Przede wszystkim dlatego, że są one wielopłaszczyznowe i długofalowe. Jak uczy jednak doświadczenie koncernów, które trwale wpisały przemyślane i dopracowane wyjazdy integracyjne w panoramę swoich działań komunikacyjnych, taka strategia owocuje nie tylko lepszym przepływem informacji, ale również – co we współczesnym świecie nabiera coraz większego znaczenia – zwiększeniem lojalności pracownika wobec firmy. Jest to więc gra warta przysłowiowej świeczki, dlatego warto pamiętać, iż przy planowaniu integracyjnych spotkań ważny jest każdy element i nie ma kwestii, które można zostawić swojemu biegowi jako elementom drugorzędnym.
Natasza Piastowicz jest psychologiem, pracuje jako specjalista ds. organizacji eventów
comments.title:
comments.added m.paluch-Marta
May 4, 2010 5:58 PM